Les règles de la rédaction d’un mail.

Dans le monde du travail actuel, une technologie est devenue incontournable : Le mail. Pour échanger des infos professionnelles, ou personnelles, cet outil est le premier utilisé sur l’Internet. Qu’est-ce que le mail ? C’est ni plus ni moins que le remplaçant de la lettre manuscrite écrite. Comme sa grande sœur, il a ses propres règles d’écriture. 

1 - Choisissez bien vos destinataires !

Il n’est par rare de recevoir un mail destiné à plusieurs personnes. Vous en envoyez sûrement. Pourtant, dans la vie réelle comme sur l’Internet, la vie privée est importante. C’est pourquoi les mails ont été «conçus» pour trois types de destinataires :

• «À» : Ce champ est réservé au(x) destinataire(s) principal(s)
• «Cc» : Ce champ est réservé au(x) destinataire(s) secondaire(s). Ceci pourront voir les destinataires principaux. 
• «Bcc» ou «Cci» : Ce champ est réservé  aux destinataire «cachés», c’est-à-dire que personne ne pourra voir que vous les avez mis en copie.

2 - Le champ «Objet» est important

Après avoir écrit l’adresse mail des destinataires, il faut remplir le champ «Objet». Trop souvent oublié, il est pourtant primordial. Il n’est pas rare de voir des objets tels que «À l’aide !», «Urgent !!!!!», «SVP !!!!!!!!!!!!». Ces objets sont trop vagues, et, le plus souvent, ces mails ne seront pas lus. C’est pourquoi il est important que l’objet soit court et concis tel que «Besoin d’aide pour le cours de comptabilité».

3 - Bannissez le langage sms et autres abréviations.

«Je ne pnse aps ke tu devré alé en crs 2m1 ptdr xD». Tout le monde n’a pas un master en langue étrangère : Que vous écriviez à votre frère ou à une relation professionnelle, le français le plus correct est préférable. Tentez aussi de limiter les fautes d’orthographe ainsi que les abréviations.

4 - JE VOUS ENTEND !

Une idée reçue est qu’écrire en majuscule vous aidera à mieux vous faire comprendre. Faux ! Écrire en majuscules dans un mail, et plus généralement sur Internet, est perçu comme de l’agressivité, un peu comme si vous criez dans la vraie vie.

5 - Tentez de limiter l’humour

Personne ne doute de votre humour. Pourtant, il est préférable d’en faire le moins possible lors de la rédaction d’un mail, il sera très souvent mal perçu. En effet, contrairement à la vie réelle, il est difficile de faire passer des expressions du visage par l’écrit, vous serez donc, la plupart du temps, mal compris. Ces dernières années sont apparus des smileys tels que «:)», «:(», ou «-_-». Ils peuvent faire passer une expression, mais comme à la règle 3, limitez-les.

6 - Répondez !

Contrairement à la lettre, le mail n’a pas besoin d’être affranchi et posté pour être envoyé. Il suffit de cliquer sur un bouton. C’est pourquoi il est bien vu de répondre dans un délai assez court aux mails. Vos correspondants vous en seront reconnaissants.

7 - Ne soyez pas trop lourd

La tendance actuelle est aux pièces jointes. Pourtant, ne tentez surtout pas de joindre l’intégralité de vos photos de vacances à vos mails ! Des services existent pour cela, et cela ne fera que ralentir l’envoi et la réception du mail. Il faut aussi savoir que les pièces jointes sont assez rarement lues.

8 - Soyez sobre

Mettez votre fantaisie de coté ! Votre mail ne doit pas être le lieu de votre expression artistique : Limitez au maximum toute couleur et effet de texte. La lecture n’en sera que plus agréable.

9 - Votre signature : Trouvez le juste milieu

Comme une lettre, un mail doit être signé. Vous pouvez vous contenter d’un «Edouard» si c’est un ami, ou de la famille à vous, mais étoffez-la un peu si vous écrivez à une relation professionnelle. Ne tombez pas dans l'excès inverse : Votre signature n’est pas votre CV !

10 - Relisez-vous !

Cela peut paraître bête à dire, mais une relecture de votre mail est toujours la bienvenue ! 

Vous pourrez aussi joindre les pièces-jointes que vous pensiez envoyer et que vous avez oublié. Cela vous permettra aussi de limiter au maximum fautes d’orthographe, de frappe, et autres erreurs ;)

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